Kde vzít čas na strategická rozhodnutí

Manažerské dovednosti jsou možná nevyčerpatelným tématem. Bylo o nich napsáno plno knih a provedeno ještě mnohem víc kurzů. Přesto ve firmách většinou vidím, jak jsou manažeři na všech úrovních zavaleni operativou a proto nemají čas na strategii. Proto jsem do tohoto článku vybral jen část, která má vliv na získání potřebného času na strategické řízení. Nejdřív ale upřesnění co je co.

Operativa = zajišťování každodenního chodu firmy (oddělení) jako náprava chyb, nákup materiálu, fungování strojů, atd. Jsou to činnosti, které se dají nazvat hašením požárů. Jde o momentální přežití firmy.

Strategie = plánování budoucích kroků jako sledování vývojových trendů, hledání rozvojových příležitostí, ale třeba i motivace a rozvíjení podřízených, atd. Jsou to činnosti, které se dají považovat za předcházení vzniku požárů. Jejich cílem je stabilita a rozvoj firmy. Je to cesta k tomu, jak zlepšit firmu. Strategické řízení používá, mimo jiné, speciální techniku - risk management.

Je jasné, že momentální fungování firmy (oddělení) je nutné zajistit. Na druhou stranu stabilitu a rozvoj firmy (oddělení) přinese jen vhodná strategie. Navíc, čím vyšší pozici zastáváte, tím méně času byste měli věnovat operativě a o to víc času by vám mělo „zbývat“ na strategii. A tak jednou z prvních věcí, které s manažery řešíme je, jak získat alespoň pár hodin týdně. Proto začínáme jednodušším:

Správné nastavení procesů, určením jejich vlastníků (interních dodavatelů), stanovením odpovědností za jejich fungování a také určením interních zákazníků a skutečných jejich potřeb.

Pokud administrativa (třeba účtárna) připravuje podklady pro poradu vedení tak, že je někdo další musí vždy přepsat do přehledné tabulky a navíc ten někdo je obchodní ředitel, pak na tom zjevně něco není v pořádku! Odstraněním této neefektivity ihned získá obchodní ředitel alespoň trochu času.

Další významnou oblastí, které se věnujeme, protože přináší výrazné úspory času je:

Delegování. S tím jsou spojeny dva základní předpoklady:

a) Musí být na koho delegovat - musíte mít alespoň jednoho podřízeného.

b) Tento podřízený musí mít k dispozici potřebný čas.

S delegováním je spjat určitý přístup, který dělá řadě vedoucích potíže:

Povzbuzovat, motivovat a podporovat podřízené
Probudit v podřízených kreativitu
Rozvíjet podřízené delegováním správných úkolů
S úkoly delegovat také pravomoci
Věřit podřízeným
Vzdát se neustálé kontroly nad činnostmi, které najednou bude dělat někdo jiný
Zadávat úkoly, tedy i delegovat, formou SMART (Specifické, Měřitelné, Akceptované, Reálné, Termínované)
Zapojit podřízené i do odpovědnějších úkolů

Každý z těch bodů by byl na samostatný článek. V našem případě se zaměříme na to, jak získat čas podřízeným na to, aby jim bylo možné delegovat další úkoly bez rizika, že dojde k posunu termínů, případně že je nezvládnou. Začít je opět vhodné tím jednodušším:

Správné nastavení procesů.

Prostě opakujeme postup uvedený výše s cílem najít všechny neefektivní činnosti. Ty pak zlepšit, případně odstranit a tak získat čas podřízeným pro přijetí delegovaných úkolů.

Pokud odpovědný pracovník třeba na pobočce posílá potřebné informace v EXCELu do centrály a tam další pracovník tyto informace přepisuje do SAPu jen proto, že odpovědná osoba neovládá SAP, pak v tom opět něco není v pořádku. Takové věci se stávají ve firmách, kde vše běží jaksi zvykově, bez snahy o průběžné zlepšování.

Další významnou oblastí, která s tím přímo souvisí je:

Vzdělávání. Tím mám na mysli naučit podřízené ty činnosti a tak, aby byli schopni delegované úkoly zvládnout v rozumném čase a potřebné kvalitě. Tak odpadne jedna z klasických námitek vedoucích pracovníků proti delegování: „Já tu práci udělám rychleji a lépe!“

Udělat práci rychleji a lépe by vedoucí měli. Proto jsou vedoucí! Na druhou stranu. Vedoucími jsou také proto, aby svůj tým rozvíjeli, zajišťovali zastupitelnost, a jak se říkalo po staru – připravovali kádry. To pro případ, že se firmě bude dařit a tak bude potřeba nakoupit nové stroje, otevřít další směnu, nebo novou linku. A co odchod pracovníků na vyšší pozice a do důchodu, případně kvůli fluktuaci. Vychovávat si vlastní odborníky je sice dlouhodobý proces, ale často jednodušší než hledání odborníků na trhu práce, kde třeba ani nemusí být…

Témata, která by vás také mohla zajímat:

Benchmarking jako základ učení se od lepších - http://benchmarking.webmium.com/

Kdy mají kurzy a školení (firemní vzdělávání) smysl - http://kurzyaskoleni.webmium.com/

Mediace sporů ve firmách - http://mediacesporu.webmium.com/

Jak založit opravdu dobrou firmu - http://zalozenifirmy.webmium.com/

Interní strategická komunikace, aneb: "Blbá nálada vládne!" - http://internistrategickakomunikace.webmium.com/

Změna firemních postupů jako příležitost - http://www.zmenajakoprilezitost.webmium.com

Prodej jako životní filosofie - http://www.prodej.webmium.com

Karel Viták

poradce pro management,

certifikovaný lektor a kouč